I projektets analyse har vi udarbejdet:
- Et overblik over kaskadeprocesserne i forsyningskæden ved kassation/bestilling af lægemidler, der udløber
- En beregning af omfanget af disses kassationer
Kaskadeprocesserne
Ved at lave en arbejdsgangsanalyse, samt undersøge tidsforbruget på processerne hos Regionsapotekets medarbejdere og medarbejdere fra serviceafdelingen (AUH), estimerede vi at udløbne lægemidlers omkostninger er:
For lagerholdt lægemidler:
- 8 processer
- 20 minutter
- 77 kr.
For ikke-lagerholdte lægemidler (skaffevarer):
- 12 processer
- 32 minutter
- 128 kr.
Processerne ('Ringene i vandet') er det, der går i gang på Regionsapoteket (og Transportafdelingen), når man vælge at kassere et lægemiddel, der er ved at udløbe.
Minutterne er et estimat af tiden brugt på alle processerne i arbejdsgangene involveret i bestilling, transport, kassation osv. af lægemidler
Kroner viser ressourcer (primært lønningerne) involveret i de mange processer. Beløbet lægges oveni selve lægemidlets indkøbspris for hver bestilling.
For at illustrere konceptet 'Ringene i vandet', tager vi udgangspunkt i to farmakonomer, Julie og Daniel, der servicerer hver deres afdeling:
Julie har et lægemiddel, der udløber om tre måneder. Daniel mangler et tilsvarende lægemiddel på sin afdeling. Julie har to muligheder:
1. Hun kan give lægemidlet videre til Daniel og selv bestille et nyt, dvs. Julie bestiller lægemidlet (og laver 'Ringene i vandet'), men Daniel får lægemidlet og behøver ikke at bestille et nyt (og sparer 'Ringene i vandet')
2. Julie kan vente indtil lægemidlets udløbsdato, hvorefter hun kasserer det og bestiller et nyt. Daniel skal selv bestille lægemidlet (både Julie og Daniel laver hver deres 'Ringene i vandet')
Ved at vælge mulighed 1, sparer Regionsapoteket én medicinbestilling: Mindst 8 processer, 20 minutter og 77 kr. samt prisen på selve lægemidlet.
Omfanget
Data fra Regionsapotekets app HRM Udløb viser, at der kasseres, i gennemsnit, udløbet lægemidler for ca. 0,08 % af afdelingernes omsætning (data fra AUH Intensiv Øst, Blodsygdomme, Urinvejskirurgisk sengafd., Nyremedicinsk sengafd.; maj-okt 2022).
Data er indsamlet efter at app'en blev indført, og derfor vises andelen efter implementeringen af omplacerings-arbejdsgangen. Vi har desværre ikke sammenlignelige data fra før implementeringen, og derfor må det skønnes, at der på andre afdelinger/hospitaler (uden app'en) vil være et højere udgangspunkt end de 0,08%.
CO2-udledningen for medicin jf. Exiobase er 0,070 kg. pr kr., og det er denne faktor, der bruges, når der beregnes CO2-udledning på medicin for hele regionen. Vær opmærksom på, at der under overskriften 'medicin' i databasen, findes andre kemiske stoffer, der ikke er medicin f.eks. rengøringsmidler o.l.
Disse tal har givet os mulighed for at se, ud fra afdelingernes, hospitalernes samt Regionsapotekets omsætning, hvor meget der kasseres for (i kr.), samt hvad det svarer til i CO2-udledning. For at gøre tallet håndgribeligt for vores personale har vi udarbejdet en beregner, der viser CO2-udledningen vist som træer, der skal plantes, km kørt i bil eller timer fløjet i fyldte fly.
I 2021 havde Regionsapoteket en medicinomsætning til alle hospitalerne i Region Midtjylland på ca. 1,55 mia. kr. Dette svar til en kassation af udløbet medicin på ca. 1,24 mio. kr., der tilsvarende udleder ca. 87 tons CO2 årligt.
Vi har klargjort hvad en lægemiddelkassation og -bestilling koster ift. arbejdsprocesser, økonomi og miljøkonsekvenser.
Disse har ikke tidligere været synlige for personalet, og derfor skal resultaterne fortsat udbredes til de enkelte klinisk farmaci-funktioner (via dialog, præsentation samt andre grafiske fremstillinger).
Resultaterne er allerede blevet præsenteret til en national temadag for apotekspersonalet samt til to temadage for klinisk farmaci-personale i Region Midtjylland.
Næste Skridt
Ud over de tidligere nævnte resultater, var det vores intention at opstille en række scenarier for, hvad der er mest bæredygtigt at gøre ved håndtering af et lægemiddel på vej mod udløb. Det har vi ikke nået inden for projektperioden, men er klar en af de næste skridt vi skal tage.
Der er dog tre yderligere udviklingsinitiativer, som bør igangsættes:
Målinger
Det er nødvendigt med en målsætning og opfølgning på udviklingen i medicinspild fremover, hvis vi skal sikre en positiv udvikling:
• Nøgletalsmåling pr. md.
• Ledelsesfastsat mål for nedbringelse.
Overblik/proaktivitet
Vi bør være mere på forkant ift. lægemidler, der udløber længere ude i fremtiden. Kan vi, f.eks. med udgangspunkt i forbrugsdata, identificere præparater, der sandsynligvis ikke vil blive opbrugt på afdelingen inden udløb, og dermed omplaceres tidligere end det sker nu? Problemet er p.t., at disse data ikke er nemt tilgængelige for brugerne på 'gulvet' f.eks. i HRM Udløb-app'en. Er det muligt i fremtiden at køre disse informationer sammen?
Infrastruktur
- Det skal være let at flytte lægemidler fra medicinrum til medicinrum samt til/fra puljerum.
- Vi skal være bedre til at bruge rørpost, portør, intern post o.l. til omplacering af lægemidler… også i weekenderne, med kølemedicin, ved akutbehov osv.
- Push/pull model: det skal være muligt at bede om medicin, men også at skubbe medicin til et sted med større forbrug
- Etablering af puljerum, hvor der også er lagerstyring
Vi skal arbejde med kulturen på Regionsapoteket Midtjylland omkring omplaceringen af lægemidler, da det vil være personalet på den ene apoteksafdeling (Klinisk Farmaci), der vil skulle bruge den ekstra tid, for at personale i en anden afdeling (Logistik m.f.), sparer tid.
Regionsapoteket vil dog spare ressourcer samlet set.
Synliggørelsen af 'Ringene i Vandet' vil forhåbentlig kunne hjælpe os med at ændre kulturen, og arbejdsgangene, på Regionsapoteket i fremtiden.