Hæmatologisk Dagafsnit, ved Hospitalsenheden Vest, har gjort opmærksom på et uhensigtsmæssigt stort forbrug af labels.

Labels udskrives fra MidtEPJ, ved hver kontakt på hospitalet. Udskriften sker fra fælles multifunktions-printere på A4-ark med 32 stk. labels. Mange gange bruges der kun 1-5 stk. af disse labels – resten kasseres. Arkene kan ikke sendes til genanvendelse som papir grundet plast bagsiden og limen der anvendes til labelen.

I samarbejde med Hæmatologisk Dagafsnit har Innovationskonsulent, Daniel Wiencken, udarbejdet en metode til hvordan problemets omfang systematisk og enkelt kan undersøges i andre afdelinger, med henblik på at bede andre afdelinger i HEV om at foretage samme undersøgelse.

Projektet skal undersøge mulighederne for indførsel af en ny udskrift-metode i MidtEPJ, gerne med mulighed for udnyttelse i andre systemer, der benytter sig af labels, f.eks. Labka. Løsningen skal dels reducere spildet ved udskrift af hele ark med labels, dels understøtte arbejdsgange, med "on-site" udskrift af labels, f.eks. på patientens stue, medicinrum og andre rum hvor en arbejdsgang kræver, at man påsætter en label i forhold til patientidentifikation.

Den nye udskriftsmetode vil også effektivisere på tidsforbrug, da man ofte skal gå efter labels, og det vil reducere risikoen ved at have papir med patientfølsomdata liggende i en tid, hvor man ikke længere har en papirjournal.

Dette projekt forholder sig til Region Midtjyllands Udviklingsstrategi 2019-2030 og har særligt fokus på 2 af de 4 strategispor. Strategispor 3; At tage hånd om klima, miljø og ressourcer for at sikre en bæredygtig udvikling. Strategispor 4; At bane vejen for et mere bæredygtigt og effektivt sundhedsvæsen af høj kvalitet – for borgeren og tæt på borgeren.

Der har i projektperioden været aktiviteter i to spor. Det første spor var at afdække problemets omfang i klinikken. Det andet sport var at undersøge mulighederne for at fortage ændringer i EPJ med henblik på at minimere spildet.

Projektet startede som en frustration over et højt forbrug af labelark, der ikke kunne genanvendes.

Selvom det var Hæmatologisk Dagafsnit der "trykkede på alarmen" og fik hjælp af HEVs bæredygtighedskonsulent til at søge puljemidler til projektet. Så har det senere vist sig, at det på ingen måde udelukkende er et problem i Hæmatologisk Dagafsnit, men snarere i hele regionen. Dette er bedste illustreret ved at fortælle om de mange forskellige afdelinger, der har kunnet samle sig om den opgave, det har været at undersøge problemet. Der er i alt foretaget 9 stikprøver i forskellige afdelinger på forskellige hospitaler i hele Region Midtjylland.

Stikprøveundersøgelse blev foretaget i følgende afdelinger:
• Hæmatologisk Dagafsnit (Holsterbro)
• Urinvejskirugisk (Holsterbro)
• Fødegangen (Herning)
• Dagkirugi (Viborg)
• Fødegangen (Viborg)
• Klinik for lungesygedomme (Skive)
• Dagkirugi (AUH)
• Ortopædkirugisk (AUH)
• Akut afsnit for hjertesygdomme (AUH)

Der er, på én uge, total set indsamlet 1749 label ark, hvor der er brugt mindre end 10 labels pr. ark. Med en stk. pris på 0,39 kr. pr. label ark repræsentere dette en ugentligt omkostning på 682,11 kr. hvilket udgør en årlig omkostning på 30.694,95 kr. (45 arbejdsuger antaget). Dette er selvfølgelig ikke en stor omkostning for Region Midtjylland, men tages der højde for at dette udelukkende er en stikprøve og at omkostningen udelukkende er udsmidning af papir, vurderes det, at der er et væsentligt forbedrings-potentiale. Ovenstående omkostninger dækker udelukkede for den nuværende pris af label arket. Der er også omkostninger forbundet med unødig brug af toner og afskaffelses omkostninger.

Afdelingerne blev udvalgt til stikprøven ved hjælp af to metoder; snowballing-metoden og simpel udpegning af bæredygtighedskonsulenterne. Snowballing skete ved, at afdelingsledelserne udpegede mulige kandidater. Efter det blev tydeligt, at problemet skulle belyses i en Regional kontekst hjalp bæredygtighedskonsulenterne i hele regionen med at udpege afdelinger på deres respektive hospitaler. Netværket af regionale bæredygtighedskonsulenter har således været uundværlige ift. til at afsøge problemets omfang og denne tilgang har vist sig særlig gunstig.

Resultatet af denne stikprøve undersøgelse viste er der er et betragtelig spild på området og projektet således tilføjes en økonomisk retfærdiggørelse ud over den eksisterende bæredygtigheds agenda. Det er altså sandsynlig, at Region Midtjylland med smartere måde at printe labels efter behov, ville kunne spare penge. Dette er foruden at nævne den frustration som personalet oplever ved at skulle smide store mængder af papir ud hver uge. Denne frustration skal man ikke underkende, da det er en "Regional" frustration, der har banet vejen ift. at diverse afdelinger har indvilget i at undersøge problemets omfang i deres afdeling.

For at redegøre for potentialet af projektet skal det nævnes at Systematics EPJ system, Columna, er i gang med gøre sin indtræden i Region Nordjylland og Region Syd. Sammen med Region Midtjylland svarer det til 15 sygehuse i alt med 58.000 EPJ brugere.

Der kan således opstilles 3 argumenter for hvorfor der bør gøres noget ved denne problemstilling:
1. Det bør kunne gøres mere økonomisk, da label ark har en høj enhedspris
2. Reduktion af udsmidning af label ark er mere bæredygtigt
3. Medarbejder frustration over udsmidning af label ark vil forsvinde.

Den helt store udfordring i projektet er, at ændringer i MidtEPJ er besværlige at få foretaget. Det vil sige, at der er et beviseligt og på facaden simpelt problem, men en vanskelig løsning. Der er i kommunikationen med diverse afdelinger blevet italesat forskellige løsninger. Eks. udskiftning af printer fra store MFP (Multi Funktions Printere) til mindre label printere, der printer efter behov eller en ændring fra A4 udskriftslayout til A5 eller A6, således at der printes ud på mindre papir. Det centrale i denne problemstilling er, at med tiden vil flere processer blive digitale og behovet for label print vil blive mindre, hvorfor problemet, ift. at printe label ark med mange labels, i fremtiden kun vil blive større.

Projektet har udelukkende søgt systematisk at undersøge problemets omfang, hvorfor der ikke er blevet implementeret nogle af resultaterne, eller brugt mange ressourcer fra puljemidlerne. Der henstilles til, at projektet her ses som et for-projekt der kan lægge fundamentet til et mere løsningsorienteret projekt, hvor det er udviklingen af en løsning, der er i fokus. Det kunne for eksempel tage udgangspunkt i de idéer som afdelingerne har budt ind med. Der henstilles til, at sådan et projekt organiseres omkring sundheds-IT, RM IT, leverandøreren af MidtEPJ og klinikken da dette er de nødvendige snitflader til projektet.